Jak vést fresh poradu s obchodníky.

Osobně považuji poradu za jeden z nejefektivnějších nástrojů k řízení, rozvoji a motivaci obchodníků. Toto však platí pouze za předpokladu, že je porada vedena správně, což vyžaduje, mimo jiné, velmi pečlivou přípravu. Osobně si efektivní řízení týmu obchodníků, bez pravidelných obchodních porad, nedokážu vůbec představit.

V epizodě 10. podcastu HACKNI BYZNYS s názvem "Jak vést poradu s obchodníky tak, aby nabíjela energií a nebyla to sterilní nuda", jsem toto téma - na video formát - možná až příliš obsáhle představil a je poměrně náročné tyto informace - pouze na základě podcastu - ihned použít v praxi:-). Proto v dnešním článku upřesním strukturu přípravy porady, respektive klíčové parametry tak, aby se informace daly jednodušeji prakticky využít.

Když se vrátím do historie mého podnikání, ale i zaměstnaneckého vztahu, tak jsem zažil poradu, vlastně z obou stran. Jak ze strany posluchače, tak ze strany toho, kdo poradu vedl. Jako posluchač, jsem zažil porady, které mě neskutečně nabíjely energií, ale i porady, kde jsem se neuvěřitelně nudil, usínal a z každé další porady jsem se snažil vymluvit (těch bylo více).

Když jsem pak někdy v roce 2006/7 začal stavět obchodní tým a začal vést porady sám, cíl byl jasný, porada nesmí být nuda, ale motivační koncert!

Záhy jsem však zjistil, že vytvořit a vést kvalitní poradu, není vůbec jednoduché a že to - mimo jiné - vyžaduje i určitý čas na to, si individuální koncept porady odladit. Pro rozvoj mého týmu to však bylo to nejlepší, co jsem mohl udělat!

Porada v pracovním vztahu, kde je odměnou provizní systém

Dnešní téma „VEDENÍ PORADY“ si zařadíme do pracovního vztahu manažer/obchodník, který stojí - v rámci finančního ohodnocení - na provizním systému, nikoliv fixním platu. U provizního systému totiž chybí tzv. „páka“ nebo "kotva" fixního platu. O to více je důležité, aby pracovní vztah přirozeně fungoval, optimálně na bázi win/win. Kvalitní, přirozená a motivační porada, tu má tedy nezastupitelnou roli.

Správně vedená porada je v tomto systému doslova nutnost!

Porada a celková spolupráce obchodník manažer stojí čistě na hodnotě, kterou si vzájemně obě strany předávají = pokud hodnota není, spolupráce nefunguje a končí!

Důsledky nesprávně vedených porad

1. Porada nemá dostatečný kredit, je to nuda! Obchodníci se všemožně vymlouvají proč na poradu nejít. Obvyklé dotazy a vyjádření na manažera před poradou: „Je to důležité“ , „jak dlouho to bude trvat“, "musím se toho i já účastnit" apod.

   

2. Nejsou výsledky. Manažer dělá sice každý týden poradu, ale výsledky obchodníků jsou podprůměrné

   

7 nejčastějších hříchů - začínajících manažerů - při vedení porad

1. Porady se nedělají vůbec a nebo v malé frekvenci - začínající manažer má pocit, že se 2-3 obchodníky v týmu, porada nemá význam.

2. Manažer si hraje na velitele a vytváří umělou autoritu!

3. Manažer je nevýrazný, doslova "leklá ryba"!

4. Porada nemá CÍL - pouze neuspořádané "plácání" informací!

5. Chybí motivační prvek!

6. Chybí dynamická struktura - manažer prezentuje pouze sterilní informace!

7. Snaha poučovat a "tlačit" informace, místo vzbuzení zájmu! Manažer vede poradu prezentačně místo konfrontačně!

3 body, se kterými by se manažeři měli omeznámit dříve, než začnou poradu připravovat!

1 - Způsob komunikace = partnerský vztah win/win ALE..! Poradu vede a řídí vždy manažer - jako přirozený lídr.

Já tvrdím a často opakuji, že určité principy, efektivní komunikace, jsou v základu společné v celém našem životě.

Ať už:

• Vychováváme děti

• Komunikujeme s partnerem, manželem/kou

• Komunikujeme s přáteli

• Komunikujeme s klienty

• Komunikujeme s obchodníky

Princip efektivní komunikace zůstává v základu stejný.

2 - Příklad manažera

Pokud manažer nejde příkladem, nebude to nikdy 100% fungovat! Je to stejné, jako u výchovy dětí. Pokud chce rodič po dětech něco, co sám nedělá, tak to většinou nefunguje!

DNA manažera:

• Manažer je tahoun, lídr, pozitivní osobnost, motivátor, vizionář

• Manažer prezentuje pouze to co sám umí a dokáže předvést = předává své vlastní know-how

• Manažer nehledá problémy, vždy hledá řešení - pokud řešení nezná, dokáže informace rychle zjistit, otestovat a předat

• Manažer se neustále vzdělává, sleduje, co se děje

• Manažer jde příkladem a udává směr

3 - Nástroje k zajištění efektivního průběhu porady (4 nástroje)

Nástroj č. 1 - KOMUNIKACE

Nastavení a optimalizace komunikačních kanálů manažer versus obchodníci (nutno pohlídat technické nastavení, propojení PC/telefon apod.)

Zde patří:

CRM, Google kalendář, email klient se složkami, chat skupina, systém video komunikace, atp.

Proč?

Výrazně zefektivní a zrychlí proces komunikace mezi manažerem a obchodníky

Nástroj č. 2 - PRAVIDLA

Nastavení pravidel pro obchodníky nebo poradce v týmu.

Doporučuji sepsat na A4, následně pověsit na viditelné místo v office, současně zaslat emailem a průběžně připomínat.

• Na pravidlech (manažer má koncept již předem připraven) se domluví manažer s obchodníky na společné poradě, srozumitelně objasní podstatu a vzájemně si pravidla odsouhlasí. Tímto vznikne oboustranná dohoda k oboustranně efektivní komunikaci!

• Pravidla pomohou oddělit osobní vztah od pracovního

• Pravidla pracují vždy ve prospěch výsledku! Neměla by být nástrojem k "buzeraci obchodníka"!

Tipy na pravidla:

• Každé pondělí porada v 9:00, kdo přijde o minutu později, platí 200Kč hotově do společného fondu, z kterého se pak peníze použijí na týmové akce apod.

• Obchodník sleduje denně emailovou komunikaci a vždy na pracovní email odpovídá, minimálně "ok" apod. Na emaily po 20:00, může odpovědět následující den

• Obchodník vždy "zvedne telefon" manažerovi, pokud nemůže, odpoví smskou. Jakmile může, zavolá (týž den) zpět, případně se jinak alternativně ozve

• Obchodník nováček, dle domluvy i pokročilý, aktualizuje na denní bázi aktivity v Google kalendáři

• Atd.

Nástroj č. 3 - MOTIVACE

Motivační soutěže, "rychlé" interní benefity apod.

• „Páka“ pro manažera k dodržování pravidel (např. týdenní motivační soutěž je postavena na 3 nejlepších obchodních výkonech a je podmíněna dodržením smluvených pravidel).

• Krátkodobé "rychlé" motivační soutěže jsou - kromě motivačního prvku - skvělým prostředkem k dodržování a především zafixování pravidel.

• Motivační soutěže je potřeba - s ohledem na atmosféru v týmu, personální obsazení aj. - průběžně měnit, aby nevznikla tzv. „motivační slepota“ a motivační prvek se nevytratil

• Motivační soutěže nejsou tolik o odměnách, ale především o aktivaci a udržení přirozené soutěživosti

Nástroj č. 4 - PLÁN

Plán & sumarizace jako podklad k vytvoření obsahu porady

Pokud nemá manažer dostatek informací a dat o obchodnících, jak za uplynulá období, tak plánech do budoucna, obsah porady nemůže správně cílit!

Obchodník/poradce v období adaptace - posílá sumarizaci a plán na další týden emailem, např. do pátku 23:59 + vše eviduje v Google kalendáři (alternativně v CRM), kde informace aktualizuje na denní bázi

Obchodník/poradce - pokročilý - eviduje své plány a sumarizaci v Google kalendáři, CRM apod.

Příprava porady, její struktura a průběh

Nejdůležitějším bodem obchodní porady je motivace!

Po poradě by měl mít obchodník chuť okamžitě vyrazit za klienty!

Porada je konfrontace ne prezentace!

Pokud konfrontujeme, pak informace obchodníky vtáhnou a budou se tzv. spolupodílet, v takovém případě bude porada pro všechny zajímavá a motivační!

Příprava porady - postup

1. Obsahová a technická příprava

2. Hledání aktuálně nejsilnějších motivačních prvků v týmu

3. Postavení dynamiky a psychologie průběhu porady (porada by měla mít "koule", emoce, příběh)

4. Zapojení vybraných obchodníků do přípravy porady

5. Trénink prezentace porady

Struktura a průběh porady - 6 bodů

Bod 1 - NA POČÁTKU MANAŽER PŘEDSTAVÍ OBSAH PORADY

• Jak bude porada probíhat

• Časový rámec porady

• Jednotlivé body porady

• Počet přestávek

• Manažer určí, kdo vyhotoví zápis z porady

Bod 2 - POZITIVNÍ ZAČÁTEK

• Vyhodnotí se soutěž za uplynulý týden - pakliže byla. Cílem je mentálně odměnit/všimnout si těch, kteří na sobě makají a povzbudit je!

• Pochvala všech, kteří mají výsledky nebo na sobě makají a k výsledkům směřují.

• Soutěž na další období - manažer okomentuje nové či běžící soutěže (na aktuální týden/měsíc apod.), vysvětlí veškeré motivační faktory a soutěže tzv. „prodá“

Tipy:

• Dočasně (zpravidla na začátku kariéry) manažer nemusí mít v týmu obchodníky, kteří mají nadstandardní výsledky (vychovat kvalitního obchodníka může někdy trvat). Manažer ale může jednoduše využít, k motivaci, výsledky obchodníků z jiných týmů. Funguje taky reciproční pozvání těchto obchodníků na poradu.

• Nejlepší 3 obchodníky (např. za týden), může manažer patřičně zviditelnit. Jejich jména s výsledky napíše na papír a vyvěsí na viditelné místo v office, např. tabuli/nástěnku apod. Obchodníci se rádi pochlubí svými výkony, byť někdy tvrdí, že to pro ně není důležité.

Bod 3 - ÚKOLY Z MINULÉ PORADY

Z každé porady by měl vzejít úkol, optimálně praktický, jehož konkrétní výsledky a s tím spojené slasti a strasti, by se měly probrat na následující poradě.

Bod 4 - OBCHODNÍ TECHNIKY V PRAXI - IDÉE FIXE VŠECH OBCHODNÍCH PORAD

Obchodní techniky je důležité pravidelně, v nejrůznějších podobách a obměnách opakovat, procvičovat, updatovat, kreativně upravovat s ohledem na aktuální situaci v týmu atp. Zkrátka, praktických obchodních tipů a s tím spojených kontextů, není nikdy dost!

Jsou to například:

• Jak získávat nové klienty

• Jak pracovat se stávajícími klienty

• Jak získávat doporučení

• Jak komunikovat s klientem na schůzce (obchodní řeč)

• Jak získávat tipaře

• Jak efektivně pracovat se svým časem

• atd.

Tipy:

• Témat je nespočet! Vždy je dobré vybrat pouze jedno, dvě a ty procvičovat, debatovat, konfrontovat. Je vhodné zapojit do debaty někoho z týmu, kdo má v tomto ohledu aktuální pozitivní zkušenosti.

• Ihned po procvičení tématu, je optimální, zadat do příští porady úkol (praktický úkol v terénu vycházející z nácviku) a k tématu se znovu na příští poradě vrátit

• Vše procvičovat jednoduše, srozumitelně a vždy v patřičných kontextech!

Bod 5 - INFORMAČNÍ ČÁST

Manažer akcentuje nejdůležitější informace, které "nakoupil" přes týden, informace k připravovaným školením apod.

! Informace by měly tvořit - u obchodní porady - pouze doplňkovou část. Často tvoří chybně i celou část obchodní porady.

! Pokud potřebujeme komunikovat informace, připravíme k tomuto účelu tématicky zaměřenou poradu či školení, které by mělo být rovněž pravidelnou součástí komplexní edukace obchodníků.

! Neměli bychom zaměňovat informační školení s obchodně motivační poradou.

Bod 6 - ZÁVĚREČNÁ ČÁST

• Volná diskuse

• Sumarizace toho co jsme na poradě probrali v bodech, s vypíchnutím motivačních prvků

• Zopakování úkolů

• Něco na odlehčení, tj. např. připravované/uplynulé společenské akce apod.

• Ukončení a potvrzení dalšího termínu porady v následujícím týdnu.

Zápis z porady by měl letět týž den všem zúčastněným!

Shrnutí

Má oblíbená věta, kterou velmi často opakuji zní: "jednoduché věci nejsou jednoduché!" a u porady to platí dvojnásob!

Porada je bezesporu jedním z nejefektivnějších nástrojů k řízení a rozvoji obchodníků, pouze však za předpokladu, že je "správně" vedena, což - nejen z mé zkušenosti - vyžaduje velmi pečlivou přípravu!

Aby tedy porada mohla působit lehce, fresh, motivačně, měla energii, náboj, silnou přidanou hodnotu a obchodníci se na ni těšili, má smysl na začátku manažerské kariéry, investovat čas a energii do precizní přípravy, nastudovat si více fungujících konceptů úspěšných lídrů a z těch si pak vytvořit svůj, individuální koncept, který bude reflektovat osobnost a silné stránky manažera.

Další krátké, stručné, ihned uchopitelné obchodní tipy, triky, hacky, ostřílené praxí, najdete v audio podobě v podcastu ==> HACKNI BYZNYS